06.02.2020
Форма СЗВ-ТД: особенности заполнения и подачи новой отчетности в ПФР
Электронная трудовая: основные моменты
Изменения в ТК РФ внес Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Так, в ст. 65 ТК РФ появилось определение «сведения о трудовой деятельности». Эта электронная замена привычной бумажной трудовой книжки будет постепенно вводиться с 2020 года. В электронных трудовых книжках (ЭТК) будут зафиксированы все изменения в трудовых отношениях конкретного человека после 31 декабря 2019 года.
На работников, которые впервые в жизни заключат трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки заводиться не будут. Если у работника на тот момент уже будет бумажная трудовая, он сможет ее сохранить, написав соответствующее заявление.
Однако тот факт, что работник выбрал для ведения сведений о трудовой деятельности бумажный вариант трудовой книжки, не освобождает работодателя от обязанности представлять отчетность по форме СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ).
До 1 июля 2020 года работодатели должны письменно уведомить сотрудников об этом изменении в законодательстве и об их праве выбрать бумажную или электронную трудовую книжку. Заявление о выборе пишется в произвольной форме и подается до 1 января 2021 года.
После 1 января 2021 года заявление о выборе формата трудовой книжки могут подать только те работники, кто по состоянию на 31 декабря 2020 года сохранил место работы, но не исполнял свои трудовые обязанности по причине:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы.
Форма СЗВ-ТД сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-М
Отчет по форме СЗВ-М также необходимо сдавать в ПФР. Порядок сдачи у него не изменился — как и СЗВ-ТД, СЗВ-М сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Стоит отметить, что формы СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД не должны вступать в противоречие друг с другом — данные в них будут сверяться при проверке отчетности.
Кто должен отчитаться по новой форме
Если никаких кадровых событий, например переводов или увольнений, в январе 2020 года в организации не происходило, то сведения по форме СЗВ-ТД в феврале в ПФР не представляются. В последующие месяцы отчетность по форме СЗВ-ТД представляется по тому же принципу — если были кадровые события.
Таким образом, до 17 февраля отчет по форме СЗВ-ТД нужно подать на тех работников, у которых в течение января произошло одно или несколько из перечисленных ниже кадровых событий:
Подавать ли СЗВ-ТД, если сотрудники выбрали бумажные трудовые
Заявление о выборе работником электронной или бумажной формы трудовой книжки уже является основанием для подачи СЗВ-ТД. Независимо от того, какую трудовую книжку выбрали работники — электронную или бумажную, работодатель обязан формировать в электронном виде сведения об их трудовой деятельности и отчитываться по новой форме (Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).
Кто должен отчитаться в феврале
Таким образом, отчет за январь подается и в том случае, если кто-то из работников уже написал заявление о выборе трудовой книжки, даже если работник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном формате. То есть в случае кадровых событий форма СЗВ-ТД в обязательном порядке подается до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
При этом при представлении формы СЗВ-ТД впервые по данному застрахованному нужно одновременно отразить сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года, то есть о последнем кадровом событии.
Если работники написали заявление на выбор бумажной трудовой, работодателю предстоит выполнить двойную работу — подать отчет по форме СЗВ-ТД и сделать запись о кадровом событии в трудовую книжку. Если же выбор сделан в пользу электронной формы — достаточно просто подать отчет. Бумажные трудовые при этом выдаются на руки работникам, этот факт фиксируется, и работодатель более не несет ответственности за их хранение и заполнение.
Нужно ли ИП без сотрудников сдавать СЗВ-ТД
Если ИП без работников, то сдавать отчет по форме СЗВ-ТД не требуется. Отчет по форме СЗВ-ТД сдается только на сотрудников — и при этом только на тех, у которых были кадровые изменения.
Сдавать ли СЗВ-ТД, если кадровых событий не было
Если в течение 2020 года у работников не произошло никаких кадровых событий, в том числе если никто из них не написал заявление о выборе формы трудовой книжки, то отчет СЗВ-ТД по ним подается не позднее 15 января 2021 года. В нем приводится запись из трудовой книжки по состоянию на 1 января 2020 года.
Что нужно сделать перед подачей первой формы СЗВ-ТД?
Перед отправкой первой формы СЗВ-ТД страхователь должен как минимум за сутки направить в ПФР заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР (ЗПЭД). Иначе отчетность не будет принята.
Направить ЗПЭД можно через любую систему для отправки отчетности — например, через Контур.Экстерн.
Кто может сдать СЗВ-ТД на бумаге
На бумаге отчет СЗВ-ТД смогут сдавать только те компании, у которых в отчетном месяце менее 25 зарегистрированных сотрудников. В этом случае бланки заполняются шариковой ручкой печатными буквами или с помощью средств вычислительной техники без помарок и исправлений. Для заполнения можно использовать любые цвета, кроме красного и зеленого.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при ее наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Компании, у которых в отчетном месяце 25 и более застрахованных сотрудников, должны представлять сведения по СЗВ-ТД в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Сведения о трудовой деятельности сотрудника
Обратите внимание, что при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении данного зарегистрированного лица нужно одновременно передать сведения о его трудовой деятельности на 1 января 2020 года у данного страхователя, то есть о последнем кадровом событии.
В СЗВ-ТД нужно отражать сведения о периодах работы человека только в конкретной организации. Все остальные сведения, которые указаны в трудовой книжке, в новой отчетности не отражаются.
Обязательно заполнять сведения о работниках, о страхователе, об отчетном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), а также сведения о трудовой деятельности либо о поданном заявлении работников о выборе формата трудовой книжки. «Нулевая» форма не представляется.
Как работнику получить сведения о трудовой деятельности?
Работник может получить сведения о своем стаже двумяспособами.
- У работодателя по последнему месту работы (по форме СТД-Р).
Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Сделать это нужно будет в течение трех рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришел, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.
Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
- В Пенсионном фонде (по форме СТД-ПФР).
Выдать сведения о трудовой деятельности могут как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью.
- В МФЦ или на портале «Госуслуги» (по форме СТД-ПФР)
МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.
Формы для выдачи сведений о трудовой деятельности работодателем (СТД-Р) и из информационных ресурсов ПФР (СТД-ПФР) разработаны Минтрудом и выложены на портале проектов для публичного обсуждения.
На данный момент формы СТД-Р и СТД-ПФР еще не утверждены. Их проект размещен на официальном сайте ПФР — таблица, в которой указываются сведения о трудовой деятельности работника, идентична той, что заполняется в форме СЗВ-ТД.
Елена Кулакова,
эксперт Контур.Экстерна
- прием на работу;
- перевод;
- переименование (изменение наименования) страхователя;
- установление (присвоение) второй или последующей профессии;
- увольнение;
- запрет занимать должность или осуществлять определенный вид деятельности (в соответствии с приговором суда);
- написание заявления о выборе трудовой книжки.
