02.08.2019

Общий порядок представления формы расчета 6-НДФЛ

Из этой инструкции вы узнаете, кто должен заполнять и представлять расчет в форме 6-НДФЛ, куда и в какой форме его сдавать, а также о том, какие санкции предусмотрены за несвоевременную сдачу расчета.

1. Назначение формы 6-НДФЛ

Назначение формы 6-НДФЛ — показать с обоснованием налоговому органу совокупную сумму НДФЛ, исчисленную и удержанную налоговым агентом при выплате доходов всем налогоплательщикам, в отношении которых НДФЛ должен быть удержан. При этом данные сведений формы 2-НДФЛ по всем работникам, представляемые налоговым агентом по завершении года, должны в сумме совпадать с данными формы 6-НДФЛ за этот год.

Форма расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, порядок заполнения данной формы и формат ее представления в электронном виде утверждены Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее — форма 6-НДФЛ, Порядок и Формат).

2. Кто должен заполнять и представлять расчет

Форму расчета 6-НДФЛ должны представлять все налоговые агенты по НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Согласно ст. 226 НК РФ, к налоговым агентам относятся следующие лица:

— российские организации;

— индивидуальные предприниматели (включая глав крестьянско-фермерских хозяйств);

— нотариусы, занимающиеся частной практикой;

— адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты;

— обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации.

Все эти лица признаются налоговыми агентами в отношении доходов, которые они выплатили налогоплательщику (или доходов, которые налогоплательщик получил в результате отношений с этими лицами), за исключением тех доходов физлиц, в отношении которых выплачивающие их лица не признаются налоговыми агентами по НДФЛ (письмо ФНС России от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@).

Напомним, что в силу п. 1 ст. 207 НК РФ налогоплательщиками по НДФЛ признаются физлица, которые получают доходы и при этом:

— либо являются налоговыми резидентами России;

— либо не являются налоговыми резидентами России, но получают доходы от источников в России.

3. Какие доходы отражаются (не отражаются) в форме 6-НДФЛ

В форме расчета 6-НДФЛ отражаются все доходы физлиц, в отношении которых организация (ИП, адвокат, нотариус), выплачивающая эти доходы, признается налоговым агентом (п. 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Следовательно, если в отчетном (налоговом) периоде у организации (ИП, адвоката, нотариуса) не было работников по трудовому договору и не выплачивались другие доходы физлицам, обязанности представлять нулевой расчет по форме 6-НДФЛ не возникает (письма ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@ , от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ , от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@). Однако если не представлять расчет вообще без всяких пояснений в адрес налоговой инспекции, то можно попасть под санкции за несвоевременную сдачу отчета — вплоть до блокировки банковских счетов (см. п. 5 данной Инструкции). Поэтому либо поясняйте причину несдачи расчета в уведомлении в инспекцию, либо сдавайте форму 6-НДФЛ с нулевыми показателями.

Соответственно, не отражаются в форме 6-НДФЛ те доходы физлиц, в отношении которых организация (ИП, адвокат, нотариус), выплачивающая эти доходы, не признается налоговым агентом. К таким доходам, в частности, относятся (п. 2 ст. 226 НК РФ):

— выплаты по гражданско-правовым договорам физлицам, которые должны самостоятельно отчитываться о своих доходах. Речь об индивидуальных предпринимателях и лицах, занимающихся частной практикой без регистрации в качестве ИП (адвокаты, нотариусы, детективы, арбитражные управляющие, независимые оценщики и т. д.) (п. 1 ст. 227 НК РФ). Если же указанным лицам доходы выплачиваются по трудовому договору, то такие доходы признаются обычной зарплатой и должны учитываться в форме 6-НДФЛ;

— выплаты по гражданско-правовым договорам физлицам за покупку у них имущества и имущественных прав (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);

— выплаты выигрышей (в суммах, не превышающих 15 000 рублей для каждого выигрыша) операторами лотерей, распространителями, организаторами азартных игр, проводимых в букмекерской конторе и тотализаторе (пп. 5 п. 1 ст. 228 НК РФ);

— выплаты выигрышей (в суммах выигрыша) организаторами азартных игр, не относящихся к азартным играм, проводимым в букмекерской конторе и тотализаторе (пп. 5 п. 1 ст. 228 НК РФ);

— вознаграждения наследникам (правопреемникам) авторов произведений науки, литературы, искусства, изобретений, полезных моделей и промышленных образцов (пп. 6 п. 1 ст. 228 НК РФ).

4. Когда сдавать расчет

Представлять расчет нужно ежеквартально (п. 2 ст. 230 НК РФ), заполняя форму 6-НДФЛ нарастающим итогом:

Если крайний срок сдачи расчета приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то он переносится на ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Датой представления формы 6-НДФЛ считается (п. 5.2 Порядка):

1) при передаче лично или представителем налогового агента в налоговый орган — дата фактического представления (при сдаче требуйте сделать отметку на вашем экземпляре расчета);

2) при отправке по почте — дата отправки почтовым отправлением с описью вложения;

3) при отправке в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи — дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки оператора электронного документооборота.

5. Санкции за несвоевременную сдачу расчета

За просрочку сдачи расчета на 10 рабочих дней и более налоговому агенту грозит весьма суровая кара — решение налогового органа о приостановлении операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств. Однако это решение должно быть отменено буквально на следующий день после представления формы 6-НДФЛ в инспекцию (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Также при просрочке налоговые органы могут оштрафовать:

— налогового агента — на 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ), исходя из количества времени, прошедшего от установленной даты представления расчета до фактической даты его представления (п. 1 письма ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515);

— ответственного работника налогового агента — на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Пример

Главный бухгалтер ООО «Ромашка» Нина Петровна была в отпуске с конца июля до конца августа и забыла, что в срок не позднее 31 июля нужно сдать расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие. В результате расчет был представлен только 30 августа. Просрочка составила 22 рабочих дня. Налоговая инспекция 15 августа отправила в банк решение о приостановлении операций по счетам налогового агента ООО «Ромашка» с 16 августа. 31 августа решение было отменено и отозвано из банка. При камеральной проверке на организацию был наложен штраф 1 000 рублей (за один неполный месяц просрочки — август), а на ее главного бухгалтера — административный штраф 500 рублей.

6. В какой форме представлять

Расчет формы 6-НДФЛ разрешается сдавать в налоговую инспекцию на бумаге, если численность физических лиц, за удержание НДФЛ с дохода которых отчитывается налоговый агент, не превысила в налоговом периоде 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Обратите внимание, что речь идет не о среднесписочной численности работников за период, а обо всех, получавших в этом периоде доход от налогового агента. Причем в силу п. 5.3 Порядка расчет на бумаге представляется только в виде утвержденной машиноориентированной формы, заполненной от руки либо распечатанной на принтере.

В остальных случаях расчет в электронной форме должен быть передан по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя по установленным форматам (п. 5.1 Порядка, Приказ МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169).

За нарушение формы представления расчета налоговому агенту грозит штраф, пусть и небольшой — 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

7. Куда сдавать расчет

Расчет формы 6-НДФЛ представляется в налоговую инспекцию (п. 1 ст. 83, п. 2 ст. 230 НК РФ):

— по месту нахождения организации — налогового агента. Если у организации есть обособленные подразделения, где тоже были выплаты физическим лицам, то расчет в отношении таких выплат представляется в налоговые инспекции по месту нахождения этих подразделений;

— по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, если организация относится к крупнейшим налогоплательщикам. При наличии обособленных подразделений у такой организации есть выбор: либо за все подразделения отчитываться по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо представлять расчеты отдельно по каждому обособленному подразделению по месту их учета;

— по месту жительства ИП (нотариуса, адвоката) — налогового агента. Однако если ИП применяют систему налогообложения в виде ЕНВД и/или ПСН в отношении определенного вида деятельности, то расчет нужно представить в налоговый орган по месту своего налогового учета в связи с осуществлением такой деятельности.